Ce constat doit être effectué pour tous les types de baux, sauf celui concernant les locations meublées. Les deux parties du contrat doivent être présentes lors de l’établissement du document. Ce dernier sera annexé aux deux exemplaires du contrat de bail.
Fonctionnement
L’état des lieux est un document fourni par le propriétaire ou son représentant lorsque le locataire prend possession de l’habitation ou lorsqu’il le quitte, ou encore à la fin du contrat de location. À partir de ce document, le propriétaire des lieux pourra demander des remboursements si certains éléments du bâtiment ont subi des détériorations. En général, la somme peut être prise directement sur le dépôt de garantie.
Les informations sur l’état des lieux doivent être annexées au contrat de bail. Le propriétaire et le locataire doivent chacun avoir un exemplaire et le conserver jusqu’à la fin du contrat entre les deux parties. Les coûts d’élaboration du document sont partagés entre le locataire et le propriétaire. S’il est impossible de procéder à l’état des lieux pendant la période où l’habitation est encore inoccupée, le bailleur pourra l’effectuer durant le premier mois d’occupation.
Il est à noter qu’un document mal établi peut engendrer des conflits entre les signataires. Pour éviter cette situation, le propriétaire doit s’assurer de mettre à la disposition des locataires un logement en bon état comme le stipule la loi du 6 juillet 1989. Pour sa part, le locataire doit comparer l’état du local en fin du contrat avec le document d’entrée, et ce, afin de déterminer les éventuelles réparations à effectuer.
Les investigations
Le bailleur et le locataire évaluent ensemble les éléments du logement et dressent un bilan d’un commun accord. Dans le cas où l’une des parties ne peut y participer, il est possible de faire appel à un huissier pour réaliser le constat. Il est toutefois nécessaire de respecter un préavis de 7 jours.
Le document doit comporter la description du bien et les équipements fournis et doit être signé par le locataire, le propriétaire ou l’éventuel représentant mandaté (ex. agent immobilier). Pour éviter les conflits qui peuvent survenir à la fin du bail, les descriptions doivent être très précises. Les parties doivent évaluer toutes les pièces de la maison du sol au plafond, sans oublier certains éléments tels que les cheminées ou les placards.
Dans certains cas, il est nécessaire de relever le compteur. Le preneur pourra également demander une évaluation des appareils de chauffage : radiateurs, chaudières… à fortiori si le constat général de la maison est effectué en dehors des périodes d’été.